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E-mail efficaci in Azienda!

L’e-mail rappresenta una parte fondamentale della comunicazione aziendale tra i dipendenti, clienti e fornitori. Ma quando vado nelle aziende a trattare temi come la gestione del tempo, dei progetti, la comunicazione efficace, molti considerano la posta elettronica come la rovina della propria vita lavorativa, mentre altri ne apprezzano la semplicità e l’onnipresenza. Come sempre, davanti ad una tale disparità di opinioni, la verità sta nel mezzo. Forse il problema non è lo strumento, ma come viene usato nelle diverse realtà lavorative.

Quali sono i punti di forza di questo strumento comunicativo?

Vediamone alcuni…

  • Rispetto alla messaggistica istantanea, o alle telefonate, consente al destinatario di scegliere il momento più opportuno per leggere i messaggi e rispondere, senza che sia il mittente a stabilirlo.
  • Si tratta di uno strumento semplice.
  • E’ veloce e di facile accesso.

L’email permette di poter riassumere una situazione o una decisione da prendere, e quindi di poter riflettere su ciò che c’è da fare e sulle decisioni da prendere.

Quali sono gli svantaggi di una comunicazione via mail?Q Come dicevamo prima, gli svantaggi che si riferiscono a come viene utilizzato lo strumento…

  • Confondere l’email con una CHAT, quindi rispondere a monosillabi …OK o Va bene
  • Inserire tra i destinatari persone che in realtà non hanno bisogno di partecipare allo scambio comunicativo.
  • “Conferme di lettura” non sempre attendibili. Spesso il mittente non può essere sicuro che il destinatario abbia intenzione di fare quello che gli viene chiesto nel corpo del messaggio o addirittura che abbia ricevuto la stessa mail. Tutti noi abbiamo inviato e-mail del tipo “Hai ricevuto questo messaggio?” o “Per favore, puoi rispondere al mio messaggio precedente?”.
  • Testo non sempre organizzato. Se il testo non è organizzato, il destinatario perderà molto tempo a decifrare il contenuto.

Scopri di più guardando il video!

 

Gli stili “pilota” sul luogo di lavoro

Gli stili “pilota” sul luogo di lavoro e gestione del tempo

Questo questionario è finalizzato a renderti più consapevole di quali sono i comportamenti automatici che solitamente agisci sul luogo di lavoro e qual è il tuo atteggiamento rispetto alla gestione del tempo e delle priorità.

Leggi ciascuna affermazione, ponendoti, ogni volta, questa domanda: “Quanto spesso questa affermazione è valida per me?”

Successivamente, determina la frequenza (sempre, spesso, talvolta, raramente, mai) che rappresenta più da vicino quanto adotti quel particolare comportamento sul luogo di lavoro.

Il mio consiglio è di compilare il questionario e richiedere un colloquio di feedback in modo tale da esplorare i risultati che otterrai in modo approfondito, elaborando insieme una strategia per rendere le Spinte il “carburante” della Vita e non un limite. Per richiedere il colloquio in presenza o a distanza (Skype o Whatsapp) compila l’apposito FORM.

Ora puoi iniziare a rispondere, ricorda, per ogni affermazione, poniti la domanda: “ Quanto spesso questa affermazione è valida per me?”

Buon lavoro!

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Lavoro e Burnout: prevenire è meglio che curare

L’Organizzazione Mondiale della Sanità (OMS) ha riconosciuto ufficialmente lo STRESS da lavoro e da disoccupazione, “BURNOUT”, come una sindrome e l’ha inserito nella lista delle condizioni mediche.

Non si tratta di una vera e propria malattia ma di un “problema associato alla professione”, da distinguere dall’ansia e dalla depressione.

Quali sono i sintomi del BURNOUT:

  • spossatezza o mancanza di energia
  • cinismo
  • isolamento
  • sentimenti negativi
  • efficacia professionale ridotta

Soffre degli stessi sintomi anche chi il lavoro non ce l'ha e lo cerca disperatamente. Lo stress è identico e può portare a serie conseguenze.

Il burnout è, quindi, considerato un "problema associato all'occupazione o alla disoccupazione lavorativa", una sindrome conseguente allo "stress cronico sul posto di lavoro gestito senza successo". Il risultato è una sindrome che potrebbe portare a distress cronico difficile da curare totalmente, che può sfociare in rilevanti stati di somatizzazione.

La nuova classificazione delle malattie, denominata CIP-11 e già pubblicata lo scorso anno, è stata ufficialmente adottata dagli stati membri durante l'Assemblea mondiale dell'Oms che si è conclusa martedì a Ginevra ed entrerà in vigore il 1 gennaio 2022. Questo elenco, compilato dall'Organizzazione mondiale della sanità, si basa sui risultati ottenuti dalle ricerche di esperti provenienti da tutto il mondo. La classificazione delle malattie dell'Oms fornisce un linguaggio comune attraverso il quale i professionisti della salute possono scambiarsi informazioni sanitarie.

Quali sono i fattori che possono favorire il distress?

  • carico di lavoro eccessivo
  • relazioni difficili
  • continui imprevisti
  • bassa convinzione di auto-efficacia
  • poca motivazione e obiettivi non chiari
  • …

Questi fattori possono essere sia interni che esterni e se messi insieme, possono sfociare in burnout, andando a influenzare processi fisiologici, cognitivi ed emotivi, impattando sull’attività lavorativa ed anche sulla sfera personale.

Si tratta di una nuova sfida per le aziende andando ad individuare delle azioni preventive efficaci. Secondo la mia esperienza, è possibile individuare queste azioni inserendo all’interno dell’organizzazione uno Sportello Counseling. Inoltre, può essere utile prevedere dei percorsi che favoriscano un’integrazione mente-corpo-ambiente come la Bioenergetica, Mindfulness e il Teatro della Spontaneità. Il consiglio è di non sottovalutare i fattori sopra elencati, cercando di prevenirli o intervenire tempestivamente.

Dott.ssa Ester Varchetta
​Doc. in Clinical Psychologist -Transactional Analyst Counselor (REG-A0267-2010)
Soft Skills Trainer&Executive Coach - Instructional Designer 
Psychodramatist - Industrial Relations Mediator

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Coaching creativo per rinnovarsi professionalmente

Può capitare durante la propria vita professionale di sentire la necessità di “fare il punto”. Rispetto a cosa? Valutiamo se ci riconosciamo nel lavoro che svolgiamo, se stiamo bene e se facciamo quello che davvero vorremmo, che è diverso dal fare qualcosa perché “devo”.

Tempo fa sono stata contatta da un’azienda molto importante, sia a livello nazionale che internazionale, con l’obiettivo di supportare un Dirigente che stava vivendo un momento di difficoltà nella gestione del gruppo di lavoro. I colleghi non si riconoscevano nel suo stile di leadership che tendeva ad una modalità più autoritaria che autorevole.

Il primo feedback che mi era stato fornito dall’azienda era il seguente: “è un ottimo tecnico, ma dal punto di vista relazionale mancano le basi…”.

Così abbiamo fissato un primo incontro al fine di conoscerci e definire insieme un obiettivo su cui lavorare nel tempo che avevamo a disposizione. Già durante il primo incontro gli ho proposto di utilizzare una metodologia più creativa e stimolante, così da “trovare dei nessi nuovi fra cose note”, esplorando così un nuovo modo di vedere e vedersi all’interno del problema.

Il metodo proposto promuoveva la produzione di idee, collegamenti e combinazioni sino ad allora non considerate. Perché questo? Cosa c’entra il produrre idee rispetto alla problematica emersa? Perché nell’affrontare le piccole e grandi sfide quotidiane tendiamo a far leva sulle strategie adottate in passato e che in quel momento (nel là-e-allora) forse ci hanno aiutato. La creatività, avere un approccio creativo al problema, disinnesca il “pilota automatico” e si sperimentano modalità nuove anche in una situazione conosciuta.

Sfruttiamo, quindi, la creatività per ritrovare spontaneità rispetto alla situazione presente partendo dal qui-e-ora.

Così il coachee ed io abbiamo iniziato questo viaggio alla scoperta di alternative, coniugando tale metodologia ad altri approcci, come solitamente sono solita proporre nei percorsi di crescita personale.

Questo caso, come tanti altri, mi hanno fatto riflettere sulle metodologie di coaching da utilizzare e in particolare sono arrivata a definire i seguenti punti:

  • l’importanza di partire dalla persona;
  • l’importanza di favorire la creatività e l’allenamento mentale alla flessibilità;
  • l’importanza di promuovere l’emersione delle risorse personali e la capacità di affrontare i problemi con un approccio mentale aperto;
  • l’importanza di lavorare con il singolo con un approccio sistemico, quindi allargando la prospettiva anche alle dinamiche aziendali.

Il coaching creativo risulta essere molto utile anche nel momento in cui non ci sentiamo più soddisfatti dal punto di vista professionale ed è necessario trovare altro. A volte scopriamo che quel “altro” riguardava anche come si vive il presente professionale, come lo leggiamo e come lo percepiamo.

La mia proposta è partire dal presente e, con creatività, costruire il futuro.

Dott.ssa Ester Varchetta
​Doc. in Clinical Psychologist -Transactional Analyst Counselor (REG-A0267-2010)
Soft Skills Trainer&Executive Coach – Instructional Designer 
Psychodramatist – Industrial Relations Mediator

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Conflitti al lavoro: quali possibilità?

Quanto tempo dedica un manager alla gestione dei conflitti interni ad un gruppo di lavoro? Alcuni studi affermano che solitamente un manager dedica alla gestione dei conflitti un terzo del suo tempo. Cosa fare? Come gestire in modo più efficace possibile le controversie tra uffici o tra colleghi?

Una possibile risposta è ricorrere all’istituto della Mediazione, sia per la possibilità di una risoluzione del conflitto, sia per i vantaggi in termini di tempo e di costi.

Dalla mia esperienza, come consulente e formatore, posso affermare che i conflitti all’interno di una organizzazione sono più che frequenti. Pensiamo, ad esempio, al rapporto tra capo e collaboratore, tra dirigenti, tra colleghi all’interno di un gruppo di lavoro oppure tra uffici differenti (vendite-marketing-acquisti). Inoltre, i conflitti possono nascere anche all’esterno dell’organizzazione con i clienti e fornitori.

Saper identificare ed affrontare i conflitti favorisce uno slancio di crescita delle persone e dell’azienda, al contrario, se non gestiti correttamente possono impedire al gruppo di raggiungere gli obiettivi prefissati. Inoltre, un conflitto prolungato nel tempo può causare nei collaboratori:

  • Stress
  • Ansia
  • Tensione
  • Irritabilità
  • Depressione

Problematiche spesso associate al Mobbing.

Un clima non sereno pregiudica la capacità di prendere decisioni, di pianificare le attività, raggiungere le mete prefissate intaccando il clima aziendale e la sua redditività. Come potete bene immaginare, lavorare, invece, in un ambiente positivo e stimolante costituisce il primo passo per una gestione del tempo e delle risorse in modo efficace e produttivo.

I conflitti possono riguardare diverse situazioni, quali:

  • la difficoltà a comunicare tra colleghi e a fare squadra;
  • rapporto teso tra capi/uffici o tra capo e collaboratore;
  • disaccordo su come vivere la quotidianità lavorativa in ufficio;
  • divisione dell’attività lavorativa o gestione dei turni.

La Mediazione Aziendale Relazionale si pone l’obiettivo di disinnescare tali dinamiche conflittuali e favorire un clima collaborativo e partecipativo tra i membri del gruppo di lavoro.

Scegliere di iniziare un percorso di mediazione aziendale, con l’aiuto di un professionista, vuol dire voler ristabilire volontariamente un dialogo costruttivo tra le parti coinvolte e facilitarne la soluzione. A tal proposito è interessante la seguente definizione di mediazione: “l’obiettivo finale della mediazione si realizza una volta che le parti si sono creativamente riappropriate, nell’interesse proprio e di tutti i soggetti coinvolti, della propria attiva e responsabile capacità decisionale” [S. Castelli 1996]. Il mediatore aziendale è un “esperto di conflitti” che riconosce il nucleo del conflitto e promuove lo sviluppo di capacità comunicative fra gli autori basandosi sui metodi della mediazione, del coaching e del training.

Il processo mediatorio si conclude con un accordo stipulato dalle stesse parti coinvolte. La mediazione, infatti, da un lato, mira alla risoluzione del conflitto in maniera definitiva e duratura, dall’altro, ricompone il rapporto al fine di trovare nuove opportunità di collaborazione tra i soggetti coinvolti.

Per ulteriori informazioni o per richiedere una mediazione contattare la Dott.ssa Ester Varchetta al 3406558575 oppure compilare l’apposito form. Altre informazioni sul servizio sono disponibili nella pagina dedicata Mediazione Aziendale.

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Il fattore “capo”

Tutto pianificato nei minimi dettagli. Nulla lasciato al caso, anche gli imprevisti sono previsti…

L’obiettivo viene raggiunto, è vero, ma il gruppo ha corso numerosi rischi ed ha dovuto fronteggiare delle importanti perdite. Che cosa non è stato possibile prevedere? Il così detto “fattore umano”… Il Professore aveva previsto tutto o quasi, sicuramente non aveva previsto di innamorarsi dell’Ispettore incaricato di sventare la rapina, tanto meno le azioni/reazioni di alcuni rapinatori durante le frenetiche ore della rapina…

Dal punto di vista della progettazione, era tutto preciso e perfetto, sono state seguite tutte le regole della gestione di un progetto efficace, come previsto nei manuali del Project Management. Ma come ci dicono gli stessi manuali, ciò che sfida veramente un capo o leader nella gestione di un team sono proprio le persone stesse. Mantenere viva l’attenzione e la concentrazione verso l’obiettivo, fornire costanti feedback alla squadra, non perdere la fiducia, sono ingredienti fondamentali per agevolare il gruppo nel raggiungimento dell’obiettivo.

Il Professore, protagonista della Serie TV NETFLIX “La Casa di Carta”, aveva cercato di prevedere alcune dinamiche e contenerle, ma non è bastato.

Se riportassimo alcune di queste dinamiche in un gruppo di lavoro aziendale, ciò che viene rappresentato ne “La Casa di Carta” è un buon esempio di quanto sia importante per un capo far sentire la sua presenza, una presenza non invasiva o autoritaria, ma autorevole, che riesca ad accompagnare il gruppo, agevolandolo e non limitandolo nel proseguo delle azioni e decisioni. Nel momento in cui il capo (il Professore), non riesce a contattare i suoi, i membri del gruppo perdono la concentrazione sull’obiettivo, non sono più in grado di gestire lo stress e le dinamiche diventano complesse, conflittuali, le emozioni prendono il sopravvento.

Vi riconoscete in questa situazione? Mi sto riferendo a gruppi di lavoro reali e virtuali (a distanza). Non basta, quindi, conoscere la materia, un buon capo allena costantemente e in modo flessibile anche altre competenze, così da essere versatile ed efficace. A quali competenze mi sto riferendo secondo voi? Pensando al Professore, mi vengono in mente: comunicazione assertiva, negoziazione e mediazione, pianificazione, gestione del tempo e dello stress, gestione delle emozioni, resilienza, flessibilità e apertura mentale, problem solving e creatività, ascolto ed empatia, dare e ricevere fiducia, dare e ricevere feedback. Tutto ciò è racchiuso nel Diamante della Leadership. Come si fanno ad allenare ed accrescere tali competenze? Vi dico subito che non basta un giorno e neanche due, ma ci vogliono anni di dedizione, approfondimento e studio!

Ma un capo, oltre a dover conoscere e portare avanti il fatturato deve anche pensare a queste cose? Sì, altrimenti, come ci insegna il Professore, il piano perfetto potrebbe andare a farsi friggere!

Dott.ssa Ester Varchetta
Trainer, Counselor & Coach

 

 

 

 

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Non è mai troppo tardi

“Non è mai troppo tardi” un film prodotto dalla Rai dell’omonimo programma televisivo andato in onda negli anni ’60 condotto da Alberto Manzi, un maestro e pedagogista alquanto rivoluzionario, che si era posto lo scopo di insegnare a leggere ed a scrivere agli adulti analfabeti (1960-1968, messa in onda del programma). Si trattava di vere e proprie lezioni (o meglio, videolezioni…) nelle quali Manzi adottava tecniche di insegnamento innovative utilizzando le tecnologie del tempo: filmati, supporti audio, lavagna a fogli mobili e, poi, ancora, dimostrazioni pratiche.

 

Dal punto di vista metodologico/pedagogico, le grandi proposte di Manzi furono:

  • Un approccio psicopedagogico centrato sullo studente VS. approccio centrato sull’insegnante à ad esempio, Manzi utilizzava le domande ed iniziava le lezioni partendo da casi pratici, così da poter attivare le conoscenze pregresse degli studenti/tenti/spettatori ed integrare, attraverso un’immediata applicazione, le conoscenze nuove.
  • Un modello di apprendimento di base percettivo-motorio (learning by doing) VS modello di apprendimento strettamente simbolico-ricostruttivo lineare à come anticipato sopra, il pedagogista iniziava spesso le sue videolezioni con un gioco, un’attività pratica o delle domande (stile socratico), da cui estrapolava conoscenza. Sappiamo che tale tecnica favorisce un’attivazione cognitiva da parte dello studente che diviene il protagonista del processo di apprendimento.
  • Un approccio costruttivista, cognitivo-costruttivista e socio-costruttivista, collaborativo VS. approccio comportamentista à in classe, con i suoi piccoli studenti, proponeva lavori in gruppi ed attività laboratoriali; i banchi erano disposti con l’obiettivo di formare dei gruppi di lavoro (non rivolti alla cattedra come da tradizione) così da favorire lo scambio e collaborazione per svolgere un compito ed un esercizio. Quando le lezioni andavano in onda, spesso venivano seguite in luoghi pubblici (bar, centri di aggregazioni), ciò favoriva una collaborazione tra gli studenti che fruivano la lezione a distanza, aiutandosi tra loro nello svolgimento degli esercizi che assegnava al termine della registrazione.
  • Un approccio progettuale alla didattica (Instructional Design) VS. approccio “intuitivo”-lineare à nel film viene sottolineato in diversi momenti come veniva percepito e vissuto l’approccio tradizionale e come veniva percepito e vissuto il metodo di Manzi. Quest’ultimo favoriva, ad esempio: motivazioni intrinseca (vs. motivazione estrinseca); partecipazione ed interesse reale da parte degli studenti. Elementi difficilmente riscontrabili nell’approccio tradizionale del tempo.
  • Favorire lo sviluppo di competenze rispettando gli stili di apprendimento e le strategie cognitive di ogni studente VS. apprendimento basato sulla memorizzazione di dati ed informazioni à il modello psicopedagogico di Manzi prevede di partire dall’esperienza per far sì che ciascuno studenti potesse elaborarla autonomamente a seconda del proprio stile cognitivo e di apprendimento. Come si vede nel film, tale approccio promuove, oltre all’apprendimento di conoscenze, anche self-efficacy, come si direbbe ora, ed autostima.
  • Promuovere feedback circolari docente-studenti, studenti-studenti, studenti-docente VS. Valutazioni (solo numeriche), nella scuola solo docente-studente; à non vengono adottate valutazioni da Manzi, ma momenti di confronto.

A questo punto, come non ricordare quando nel 1992 le videolezioni erogate dal Consorzio UNINETTUNO sono andate in onda in televisione, inizialmente sulle reti della RAI e sul satellite Olympus e , successivamente, a seguito della nascita del satellite Hot Bird, sul canale satellitare dedicato RAI NETTUNO-SAT, ora Uninettuno University TV.

Da questi importanti esempi, sembra che il processo di democratizzazione del sapere sia partita dalla televisione per poi passare al satellite e ad Internet (per quanto riguarda UNINETTUNO siamo nel 1997).

Rispetto a quanto proposto da Manzi, ritrovo molti aspetti del modello psicopedagogico e tecnologico dell’UNIVERSITA UNINETTUNO, chi vuole unirsi alla discussione e parlarne?

PS A proposito di ON DEMAND, il film è disponibile su RaiPlay

A presto e buona visione!
Ester Varchetta