L’e-mail rappresenta una parte fondamentale della comunicazione aziendale tra i dipendenti, clienti e fornitori. Ma quando vado nelle aziende a trattare temi come la gestione del tempo, dei progetti, la comunicazione efficace, molti considerano la posta elettronica come la rovina della propria vita lavorativa, mentre altri ne apprezzano la semplicità e l’onnipresenza. Come sempre, davanti ad una tale disparità di opinioni, la verità sta nel mezzo. Forse il problema non è lo strumento, ma come viene usato nelle diverse realtà lavorative.
Quali sono i punti di forza di questo strumento comunicativo?
Vediamone alcuni…
- Rispetto alla messaggistica istantanea, o alle telefonate, consente al destinatario di scegliere il momento più opportuno per leggere i messaggi e rispondere, senza che sia il mittente a stabilirlo.
- Si tratta di uno strumento semplice.
- E’ veloce e di facile accesso.
L’email permette di poter riassumere una situazione o una decisione da prendere, e quindi di poter riflettere su ciò che c’è da fare e sulle decisioni da prendere.
Quali sono gli svantaggi di una comunicazione via mail?Q Come dicevamo prima, gli svantaggi che si riferiscono a come viene utilizzato lo strumento…
- Confondere l’email con una CHAT, quindi rispondere a monosillabi …OK o Va bene
- Inserire tra i destinatari persone che in realtà non hanno bisogno di partecipare allo scambio comunicativo.
- “Conferme di lettura” non sempre attendibili. Spesso il mittente non può essere sicuro che il destinatario abbia intenzione di fare quello che gli viene chiesto nel corpo del messaggio o addirittura che abbia ricevuto la stessa mail. Tutti noi abbiamo inviato e-mail del tipo “Hai ricevuto questo messaggio?” o “Per favore, puoi rispondere al mio messaggio precedente?”.
- Testo non sempre organizzato. Se il testo non è organizzato, il destinatario perderà molto tempo a decifrare il contenuto.
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